Переписка на английском. Основные правила и типовые фразы
Рекомендации по написанию писем на английском языке. Типовые фразы, основы стиля, шаблоны писем.
Email-этикет и стиль переписки на английском
Вне зависимости от того, с кем и на каком языке вы ведете переписку, не забывайте про правила email-этикета.
1. Излагайте информацию по-деловому, без лишних формальностей.
Сегодня ценится умение изъясняться коротко и ясно, потому что оно экономит время. По этой причине лучше использовать простые слова и не злоупотреблять цветистыми фразами.
Варианты
I need information about…
I need to know…
Please provide feedback on…
Do you know…
Could you please tell me…
I want to know…
What’s the status/update on…
Do you have details on…
You might be able to help with…
Can I have your opinion…
Откажитесь от жаргонизмов даже если вы общаетесь с коллегами, которые разбираются в вопросе. Вашу переписку могут переслать людям, которые не знакомы с темой.
Откажитесь от шуток и личных комментариев
Строго формальный стиль не обязателен, но важно звучать профессионально.
2. Укажите тему письма (Subject).
Составьте заголовок, который полностью отражает содержание. Чем понятнее, о чем идет речь, тем быстрее собеседник прочитает сообщение.
3. Используйте профессиональное приветствие и избегайте панибратства.
Нет: «Hey», «Yo», «Hiya».
Да: «Dear», «Hello», «Hi».
Обратите внимание на титул, имя и пол собеседника
В русском языке все просто: Иванова, — женщина, Иванов — мужчина.
В английском языке все не так однозначно. К примеру, Jody Jonson, это мужчина или женщина? Фамилия нам ни о чем не скажет. Более того, имя Jody носят и мужчины, и женщины:
Если вы не уверены, кто ваш собеседник, уточните у коллег, найдите его аккаунт в социальных сетях. Назвав Mr Johnson Mrs Johnson, вы поставите себя в неудобное положение.
4. Если вы вводите в переписку нового собеседника, кратко опишите предысторию вопроса.
5. Не используйте красный цвет для привлечения внимания к идее.
Для выделения используйте специальные слова и фразы, а не графику или цвет:
I would like to underline → Я бы хотел подчеркнуть.
I would like to draw your attention → Я бы хотел привлечь ваше внимание.
Please pay attention → Пожалуйста, обратите внимание.
Please note → Пожалуйста, имейте в виду.
6. Уберите предлоги там, где это возможно
Большое количество предлогов затрудняет понимание и создает эффект «воды» в тексте.
К примеру, вместо The meeting on December 1 about the marketing strategy → «Встреча первого декабря на тему маркетинговой стратегии», напишите The December 1 Marketing strategy meeting → «Встреча по маркетинговой стратегии 1 декабря».
Вместо фразовых глаголов come up with — придумать, и find out — выяснить, используйте их беспредложные синонимы generate и determine.
7. Избегайте восклицательных знаков
Передать эмоции через электронное письмо сложно. Восклицание в тексте воспринимается как повышение тона.
8. Откажитесь от страдательного залога
Нет: The information was sentme by Peter → Информация была отправлена мне Петром.
Да: Peter sent me this information → Петр отправил мне эту информацию.
9. Используйте списки
10. Перечитайте письмо перед отправкой и проверьте на предмет ошибок и опечаток.
Стиль общения в разных странах
Английский язык — универсальный язык общения людей из разных стран. Но это не значит, что стиль переписки будет всегда одинаковым.
Китай, Япония, арабские страны
При общении с коллегами и партнерами из этих стран, особенно в начале знакомства, используйте максимально вежливые формы.
Каждое письмо начинайте с вежливого приветствия и форм этикета,.
Hope this email finds you well → Надеюсь, у вас все хорошо,
Sorry for bothering you → Прошу прощения за то, что отвлекаю.
Might I take a moment of your time? → Могу я занять у вас минуту?
Используйте максимально вежливые формы запроса:
I would be grateful if you could… → Я бы был очень признателен, если бы вы могли…
Could you please be so kind… → Будьте так добры…
Германия, Великобритания
Уменьшите модальность фраз, но не отказывайтесь от вежливых форм и форм этикета:
Should you have any further questions, please do not hesitate to contact me. → Если у вас появятся вопросы, пожалуйста, обращайтесь,
I would appreciate your help in this matter. → Буду признателен за вашу помощь.
I await a response at your earliest convenience. → Ответьте при первой возможности.
США
Опустите формы этикета, если только вы не общаетесь со стоящим выше вас коллегой или партнером. Четко опишите, что произошло, и что вам нужно. Чем меньше конструкций с would, could, might, тем лучше.
Африка, Южная Америка
Если вы уже знакомы с коллегой или партнером из этих стран, поинтересуйтесь, как у него дела, как поживает его семья. Обращение к личному не воспринимается как плохой тон, наоборот, помогает установить хорошие отношения.
Оформление и структура делового письма
Составление любого делового письма на английском языке подчиняется общим правилам:
Весь текст разделяется на абзацы без использования красной строки.
В верхнем левом углу письма указывается полное имя отправителя или название компании с адресом.
Далее указывается имя адресата и название компании, которой письмо предназначено, а также ее адрес (с новой строки).
Дата отправления указывается тремя строками ниже или в верхнем правом углу письма.
Основной текст должен быть помещен в центральной части письма.
Четырьмя строками ниже ставится полное имя автора и должность.
Структура письма
Приветствие
Используйте слова Dear, Hello, Greetings (если вы еще не знакомы с собеседником) и Hi (ближе к неформальному).
Сообщение
Это самая информативная часть. В ней мы сообщаем информацию, даем детали, спорим, предлагаем идеи и т.д.
Закрытие
Прежде чем попрощаться собеседником, поблагодарите его за уделенное время, выразите свою готовность помочь и/или предоставить разъяснения и детали.
Жду вашего ответа
Looking forward to hearing from you.
Жду вашего ответа
I look forward to your reply.
Жду вашего ответа
Hope to hear from you soon.
Надеюсь скоро получить от вас сообщение.
Do not hesitate to contact me if you need any assistance.
Обращайтесь, если вам понадобится какая-либо помощь.
Let me know if you need anything else.
Дайте мне знать, если вам понадобится что-то еще.
Should you have any question, please feel free to let me know.
Если у вас есть вопросы, пожалуйста, обращайтесь.
Have a nice day/weekend.
Хорошего дня/недели.
Thank you for your kind assistance.
Спасибо большое за помощь.
Thank you for your help.
Спасибо за помощь.
Thank you in advance!
Заранее благодарю.
Thanks for your e-mail, it was wonderful/great to hear from you.
Спасибо за письмо, очень рад был получить от вас весточку.
Apologize for the inconvenience!
Приношу свои извинения за неудобства!
Прощание
Для прощания используйте фразы:
best regards, regards, kind regards, best wishes, warm wishes, sincerely yours (формально).
Подпись
Укажите свое имя, фамилию, должность и контактный телефон. Этим вы дадите собеседнику возможность связаться с вами напрямую и выяснить нужные детали.
Типовые фразы для писем
| Обращение | |
| Dear Sirs, Dear Sir or Madam | (если вам не известно имя адресата) |
| Dear Mr, Mrs, Miss or Ms | (если вам известно имя адресата; в том случае когда вы не знаете семейное положение женщины следует писать Ms, грубой ошибкой является использование фразы “Mrs or Miss”) |
| Dear Frank, | (В обращении к знакомому человеку) |
| Вступление | |
| Thank you for your e-mail of (date)… | Спасибо за ваше письмо от (числа) |
| Further to your last e-mail… | Отвечая на ваше письмо… |
| In reply to your mail … | В ответ на ваше письмо… |
| Referring to your email dated … | Ссылаясь на ваше письмо от … |
| Thank you for your mail regarding… | Спасибо за письмо относительно… |
| I am writing to enquire about | Я пишу вам, чтобы узнать… |
| I am writing to apologise for | Я пишу вам, чтобы извиниться за… |
| I am writing to confirm | Я пишу вам, что бы подтвердить… |
| I am writing in connection with | Я пишу вам в связи с … |
| We would like to point out that… | Мы хотели бы обратить ваше внимание на ... |
| I am writing to enquire about… /in connection with.../to let you know that…/to confirm… | Я пишу, чтобы узнать/Я пишу в связи с /Я пишу, чтобы сообщить о…/Я пишу, чтобы подтвердить… |
| I wanted to let you know that / tell you about / ask you if… | Я хотел сообщить, что…/рассказать о…/спросить вас… |
| I’m writing to let you know that… | Я пишу, чтобы сообщить о … |
| We are able to confirm to you… | Мы можем подтвердить … |
| I am delighted to tell you that… | Мы с удовольствие сообщаем о … |
| Thank you for your letter of | Спасибо за ваше письмо |
| Thank you for enquiring | Спасибо за проявленный интерес… |
| We would like to thank you for your letter of ... | Мы хотели бы поблагодарить вас за… |
| Просьба | |
| Could you possibly… | Не могли бы вы… |
| I would be grateful if you could … | Я был бы признателен вам, если бы вы ... |
| I would like to receive | Я бы хотел получить…… |
| Please could you send me… | Не могли бы вы выслать мне… |
| I would appreciate… | Я был бы очень признателен |
| Would you mind...? | Могли бы вы... |
| For further details… | Для более подробной информации… |
| Could you please let me know… | Не могли бы вы мне сообщить… |
| Could you possibly explain… | Не могли бы вы объяснить… |
| I do not fully understand what… | Я не до конца понял, что… |
| Переговоры , обсуждение | |
| We were very pleased to… | Нам было очень приятно... |
| Your help is highly appreciated… | Мы будем очень признательны... |
| I will be happy to discuss with you… | Буду рад обсудить с вами... |
| We'd like to propose that… | Мы бы хотели предложить... |
| We propose / suggest… | мы предлагаем... |
| We are delighted that… | Мы очень рады, что... |
| I would be delighted to … | Я был бы рад ... |
| I would be happy to | Я был бы счастлив… |
| I would be glad to | Я был бы рад… |
| I agree with you on that point. → | Я согласен с вами по этому пункту. |
| You have a strong point there. → | Здесь вы правы. |
| I don't see any problem with that. → | Я не вижу в этом проблемы. |
| I'd have to disagree with you there. | Вынужден с вами не согласиться здесь. |
| From my perspective… | С моей точки зрения… |
| I'm afraid that doesn't work for me. | Я боюсь, мне это не подходит. |
| We'd be glad to have you accompany us. | Я бы хотел вас пригласить… |
| We would also like to inform you ... | Мы так же хотели бы сообщить вам о… |
| Regarding your question about ... | Относительно вашего вопроса о… |
| In answer to your question (enquiry) about ... | В ответ на ваш вопрос о… |
| I also wonder if… | Меня также интересует… |
| I am a little unsure about… | Я немного не уверен в … |
| I do not fully understand what… | Я не до конца понял… |
| Could you possibly explain… | Не могли бы вы объяснить… |
| Сожаление | |
| Unfortunately … | К сожалению… |
| I am afraid that … | Боюсь, что… |
| I am sorry to inform you that | Мне тяжело сообщать вам, но … |
| We regret to inform you that… | К сожалению, мы вынуждены сообщить вам о… |
| Please accept our apologies for… | Пожалуйста, примите наши извинения за… |
| We apologize for… | Мы приносим извинения за… |
| I am (extremely) sorry that/for… | Прошу извинить за то, что… |
| I’m sorry, but I can’t make it tomorrow. | Прошу прощения, но я не смогу прийти завтра. |
| Thank you for your understanding. | Спасибо за понимание. |
| We regret to inform you that… | К сожалению, мы вынуждены сообщить вам о… |
| Предложение помощи | |
| Would you like me to…? | Могу ли я (сделать)…? |
| If you wish, I would be happy to… | Если хотите, я с радостью… |
| Let me know whether you would like me to… | Сообщите, если вам понадобится моя помощь. |
| If you have any questions, please don't hesitate to contact me. | Если у вас возникли вопросы, смело пишите мне. |
| Please do let me know if I can be of further assistance. | Пожалуйста, сообщите, если вам нужна еще какая-либо помощь. |
| Приложение к письму дополнительных материалов | |
| We are pleased to enclose ... | Мы с удовольствием вкладываем… |
| Attached you will find ... | В прикрепленном файле вы найдете... |
| We enclose ... | Мы прилагаем… |
| Please find attached (for e-mails) | Вы найдете прикрепленный файл… |
| Напоминание о намеченной встрече или ожидание ответа | |
| I look forward to ... | Я с нетерпением жду, |
| hearing from you soon | когда смогу снова услышать вас |
| meeting you next Tuesday | встречи с вами в следующий Вторник |
| Завершение письма | |
| Kind regards, | С уважением… |
| Yours faithfully, | Оборот считается немного устаревшим. В американском английском используется крайне редко . Используют при отсутствии указания имени получателя в обращении в начале письма, например: "Dear Sir" или "Dear Madam". |
| Yours sincerely, | Самый распространенный способ завершить деловое (официальное) письмо на английском языке. Используется, когда в обращении в начале письма указывается имя получателя, например: "Dear Ms Paula Hill". |
| Best regards, | Менее формальные способы завершить деловое письмо. Их рекомендуется использовать только тогда, когда письмо не носит строго официального характера и адресовано человеку, с кем у вас сложились более дружественные (а не только деловые) отношения. Однако, данные выражения очень часто применяются в электронной деловой переписке. |
| Kind regards, | |
| Warm regards, | |
| Regards, | |
Проверяйте грамматику текста
Если вы плохо владеете языком, используйте специальные сервисы для проверки грамматики и пунктуации, к примеру, Grammarly www.grammarly.com/
Аббревиатуры
Некоторые аббревиатуры, которые используют иностранные собеседники в электронной переписке:
EOB (end of business day) → конец рабочего дня.
SOB (start of business day) → начало рабочего дня.
EOQ (end of quarter) → к концу квартала.
TBD (to be determined) или TBA (to be announced), используем, когда информация по срокам или дате еще не известна.
PTO (paid time off) → отпуск.
OOO (Out of office) → вне офиса, не на работе. Фраза используется в автоответах.
FUP (follow up) → проследить, взять на контроль.
POC (point of contact) → контактное лицо.
FYI (for your information) → для вашей информации.
AAMOF (As A Matter Of Fact) → в сущности.
AFAIK (As far as I know) → насколько я знаю.
BTW (By The Way) →кстати.
CU (see you) → увидимся
F2F (face to face) → наедине.
IMHO (In My Humble (Honest) Opinion) → по моему скромному мнению.
Общие правила переписки на английском
Дон-Мишель Бод в своей книге «Kind Regards. Деловая переписка на английском языке выделила несколько общих правил переписки по e-mail.
- Сформулируйте главную мысль письма в первом предложении.
- Делайте абзацы короткими.
- Оставляйте пустые строки между абзацами – это поможет адресату ориентироваться в тексте.
- Снабдите фрагменты текста заголовками – это сделает письмо удобным для просмотра.
- Начинайте каждый абзац с самого важного, а затем переходите к подробностям.
- Старайтесь, чтобы фразы были короткими.
- Используйте предложения из одного слова.
- Следите, чтобы фразы имели простую структуру: подлежащее, сказуемое, дополнение.
- Не бойтесь местоимения «I».
- Выбирайте простые общеизвестные слова.
- Будьте лаконичны.
- Не скупитесь на тире (–).
- Не злоупотребляйте специальной лексикой.
- Избегайте сокращений, принятых в чатах и СМС.
- Избегайте украшательства и неуместных визуальных эффектов.
- Помните, прочесть ваше письмо может кто угодно.
Образцы писем на английском языке и типовые фразы
Примеры писем на английском языке (друзьям, знакомым, коллегам по работе и деловым партнерам)
Типовые фразы при написании деловых писем на английском языке
Шаблоны писем и стандарные фразы на английском языке используемые при покупках на eBay, Aliexpress и других интернет - магазинах
/www.vxzone.com/help/letter-templates
Образцы писем на английском языке
ВИДЕО
Эффективный способ улучшить письмо на английском (IELTS, TOEFL, Business English)
youtu.beЭффективный способ улучшить письмо - номинализация, т.е использование существительных.
Полезный урок английского от English with Experts. Советы тем, кто готовится к IELTS, TOEFL и другим экзаменам или тем, кому нужно учавствовать в деловой переписке на английском.
Деловая переписка на английском языке
Ксения Изотова: как правильно писать деловые письма на английском языке + конструктор / шаблон написания деловых писем.
Деловое письмо на английском: 3 слова, которые должен знать каждый
Деловое письмо на английском: 3 слова, которые должны знать каждый. Этот видео-урок делового английского (Business English) поможет улучшить ваше деловое письмо. 3 фразы, представленные в уроке преобразят вашу деловую переписку и помогут вам звучать более профессионально на английском. Урок также содержит пример (образец) хорошего письма с обьяснениями.
КНИГИ
Kind Regards. Деловая переписка на английском языке
Автор:Дон-Мишель Бод
Описание книги
Умение вести деловую переписку по электронной почте на английском языке – одна из ключевых компетенций в бизнесе. От способности четко, грамотно и убедительно сформулировать мысль, от знания этикета деловой переписки может зависеть очень многое. Дон-Мишель Бод, специалист по коммуникациям с мировым именем, на конкретных примерах из практики топ-менеджеров, маркетологов, специалистов по HR, юристов и многих других рассказывает об основах и тонкостях составления электронных писем на английском языке. К концу книги вы не только сможете написать четко структурированное послание, но и обогатите ваш лексикон новыми словами и выражениями.
